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Texte für Anschreiben, kaufmännische Vorgänge, Stammdaten (E-Mail, Angebote,...)
Texte für Anschreiben, kaufmännische Vorgänge, Stammdaten (E-Mail, Angebote,...)
Textbausteine könnt Ihr in der Erfassung von Texten auswählen und einfügen
Textbausteine könnt Ihr in der Erfassung von Texten auswählen und einfügen
Ein Textbaustein unterstützt die sichere Erstellung von E-Mails und Texten für Angebote und andere Dokumente. Neben einem zentral gepflegten Wortlaut werden auch aktuelle Anhänge hinterlegt. Die Textbausteine werden kontextabhängig gefiltert und zur Auswahl angeboten. Bei der Erstellung einer E-Mail für einen Kontakt sind auch die Sprache und der Status „Freund“ von Bedeutung.
In der Toolbar zur Texterfassung steht über das Symbol „Textbaustein“ die Auswahl der vorgesehenen Textbausteine zur Verfügung. Diese Auswahl ist vom Kontext und den persönlichen Zugriffsrechten abhängig.
Textbausteine pflegen (Administration)
Textbausteine pflegen (Administration)
In der Ansicht Textbausteine werden Textbausteine zur gemeinsamen Nutzung hinterlegt. Die Verwaltung und Auswahl sind hierarchisch organisiert, sodass die Textbausteine in einer Baumstruktur angeordnet werden können.
Text Icon, Kontext und Name (Auswahl)
Text Icon, Kontext und Name (Auswahl)
Ein Icon dient dazu, die Auswahl der Textbausteine zu verbessern. Das System nutzt den Kontext, um nur die passenden Textbausteine zur Verfügung zu stellen. Dabei gibt es Einschränkungen für die Verwendung in E-Mails, die Erfassung von Kopf- und Fußtexten von Vorgängen, Produkttexten usw. Textbausteine können somit ihrer jeweiligen Verwendung zugeordnet werden. Textbausteine, die mit „Workflow“ gekennzeichnet sind, werden nicht zur Auswahl angeboten und ausschließlich über den Workflow angesteuert.
Das System überprüft die Sprache des Vorgangs sowie den Status „Freund“ im Kontakt, um die Auswahl auf passende Texte zu reduzieren. Die Auswahl ist multilingual gestaltet, sodass der Name des Textbausteins in verschiedenen Sprachen wie DE (Deutsch), EN (Englisch) usw. hinterlegt werden kann.
Betreff und Inhalt
Betreff und Inhalt
Im Betreff und im Text können Platzhaltern hinterlegt werden. Ob der Betreff in z.B. eine E-Mail übernommen wird kann mit "Betreff lesen" aktiviert werden.
Diese Platzhalter werden bei der Erfassung aus dem Kontext ersetzt.
Beispiel
Betreff "Angebot Nr. <$number>. <$betreff>" Aus dem Vorgang wird die Vorgangsnummer und der Betreff gelesen.
Text "<$k-grussname>.... <$signatur>" Aus dem Kontakt wird die Anrede gelesen. Aus dem aktuellem Mitarbeiter die E-Mail Signatur.
In der Toolbar zur Texterfassung wird über das Symbol "Platzhalter" die Auswahl der möglichen Platzhalter zur Verfügung gestellt. Die im Betreff und Text hinterlegten Platzhalter werden aus dem Kontext gefüllt: der Firmenname, die Anrede,... ( aus dem Kontakt, dem Vorgang, dem Mandanten und dem Mitarbeiter).
Für die Schnellerfassung darf der Textbaustein HTML enthalten (z.B. für eine E-Mail). Dazu kann man den Betreff automatisch durch den Namen des Textbausteines setzten lassen "Betreff lesen" und dazu auch "Anhänge" mit hinterlegen. So könnt Ihr einem Interessenten recht flott eine Produktinformation inkl. Prospekt zusenden.
Textbaustein per Website vorbereiten
Textbaustein per Website vorbereiten
Hinterlege eine gut gestaltete HTML-Datei auf eurem Webserver. Diese Datei kann von euch selbst oder durch eine Agentur erstellt werden. Alle eingebetteten Bilder sollten auf dem Webserver gespeichert werden, sodass sie beim Empfänger direkt von dort geladen werden. Dies reduziert das Versandvolumen und ermöglicht es dir, inhaltliche Fehler in den Bildern auch nach dem Versand zu korrigieren. Der Empfänger sieht stets den aktuellen Stand, und Anhänge in der E-Mail werden vermieden.
Was ist zu beachten - HTML für E-Mail-Empfänger optimieren
Was ist zu beachten - HTML für E-Mail-Empfänger optimieren
Wenn du Inhalte von einer Website mit Bildern per „Cut and Paste“ in einen Textbaustein überträgst, sollten die folgenden Punkte berücksichtigt werden, da viele E-Mail-Clients nur eine begrenzte Anzahl an HTML-Tags und CSS-Eigenschaften unterstützen:
Inliner CSS:
Viele E-Mail-Clients ignorieren externes CSS oder <style>-Tags. Deshalb sollten alle CSS-Eigenschaften inline definiert werden, um eine konsistente Darstellung sicherzustellen.
Einfache Layouts:
Vermeide komplexe Layouts. Halte dich an einfache Strukturen, da viele E-Mail-Clients Schwierigkeiten mit modernen CSS-Techniken wie flexbox oder grid haben.
Absolute URLs:
Verwende für alle Bilder und Links absolute URLs, um sicherzustellen, dass sie von jedem Empfänger problemlos geladen werden können.
Responsive Design:
Stelle sicher, dass der Newsletter auf verschiedenen Geräten gut dargestellt wird, insbesondere auf mobilen Endgeräten. Verwende flexible Layout-Techniken wie Tabellen und prozentuale Breitenangaben, um die Anpassung an verschiedene Bildschirmgrößen zu erleichtern.
Alt-Texte für Bilder:
Füge für alle Bilder Alt-Texte hinzu. Diese stellen sicher, dass wichtige Informationen auch dann sichtbar sind, wenn die Bilder aus bestimmten Gründen nicht geladen werden.
Schriften und Farben:
Verwende Standard-Webschriften und definiere diese inline, um eine einheitliche Darstellung in den verschiedenen E-Mail-Clients zu gewährleisten.
Vermeide Sonder- und Webfonts, da diese nicht überall unterstützt werden und zu Darstellungsproblemen führen können.
Bildoptimierung:
Achte darauf, dass die Dateigröße der Bilder optimiert ist, um die Ladezeit des Newsletters zu minimieren. Ideal ist eine Komprimierung ohne sichtbaren Qualitätsverlust.
Fallback-Mechanismen:
Implementiere Fallback-Strategien für den Fall, dass bestimmte Elemente oder Bilder nicht geladen werden. Dazu gehören einfache Platzhalter und ein funktionales Layout ohne Bilder.
Testen auf verschiedenen E-Mail-Clients:
Führe Tests in verschiedenen E-Mail-Clients (z. B. Outlook, Gmail, Yahoo Mail, Apple Mail) und auf verschiedenen Geräten durch, um sicherzustellen, dass die Inhalte überall konsistent angezeigt werden.
Barrierefreiheit:
Verwende semantische HTML-Tags und achte auf ausreichenden Kontrast zwischen Text und Hintergrund. Dadurch wird die Lesbarkeit für Menschen mit Sehbehinderungen verbessert.
<!DOCTYPE html>
<html>
<head>
<meta charset="UTF-8">
<title>Newsletter</title>
<style>
/* Inliner CSS für bessere Unterstützung in E-Mail Clients */
body { font-family: Arial, sans-serif; }
img { max-width: 100%; height: auto; }
</style>
</head>
<body>
<h1>Willkommen zu unserem Newsletter</h1>
<p>Hier ist der Inhalt, der von der Website kopiert wurde:</p>
<!-- Beispielbild -->
<img src="https://example.com/image.jpg" alt="Beispielbild">
</body>
</html>
Zugriff "Anzeige zur Auswahl, Verwendung, Berechtigung"
Zugriff "Anzeige zur Auswahl, Verwendung, Berechtigung"
Textbausteine können einem Baum zugeordnet werden um die Auswahl zu Ordnen. Ist eine Ebene nicht auswählbar, so werden alle unterliegenden auch nicht angeboten.
Textbausteine können mit einem Zugriffsrecht versehen werden (Vertrieb, Technik, Rechnungswesen usw.), das reduziert die Auswahl für den schnellen Zugriff.
Nutzung im Workflow
Nutzung im Workflow
Der Einsatz von Textbausteinen im Workflow sorgt für eine einfache Verwaltung und Zuweisung von benötigten Texten im Prozessdesign (E-Mail Text zur Rechnung usw.)
Der hinterlegte Alias erlaubt die Ansteuerung der Textbaustein im Workflow (siehe Auftragsbearbeitung)
Wenn im Workflow ein Textbaustein gebraucht wird, so wird dieser zur Vervollständigung leer angelegt (sollte er nicht vorhanden sein) .
Import
Import
Zum Import siehe: Gruppenimport
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