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Eure Adressen aus Systemen einlesen, aktualisieren oder synchronisieren
Eure Adressen aus Systemen einlesen, aktualisieren oder synchronisieren
Abgleich von Adressen mit Google Kontakten (Outlook, Apple)
Abgleich von Adressen mit Google Kontakten (Outlook, Apple)
Aktualisieren
Google Kontakte werden in regelmäßigen Abständen beim Öffnen der Kontakt-Sicht oder nach dem Klick auf "refresh" synchronisiert. Hält man dabei STRG gedrückt wird die Synchronisation direkt ausgeführt (weiteres findest Du im Menue zur Sicht) Damit Deine Kontakte aus Google eingelesen werden können muss Du in Deinem persönlichen Profil den Google Workspace Zugriff aktivieren.
Mit der Zugriffsfreigabe ist Deine Verbindung zu Google Kontakten aktiv. Alle Kontakte aus der Google mit ggf. einer Einschränkung auf eine Gruppe werden synchronisiert. Bereits vorhandene Kontakte werden über eine ID identifiziert und aktualisiert.
Ist die Kontakt-Gruppe aus brand's mill nicht als Google Kontakt Label hinterlegt, so wird das Label erzeugt
Google Kontakte lehnt Kontakte ohne Namen ab
Datendrehscheibe Google Kontakte
Datendrehscheibe Google Kontakte
Praktisch ist es den Datenaustausch der persönlichen Adressen über Deine Google Kontakte zu organisieren. Aus den Google Kontakten kannst Du wie oben beschrieben Kontakte in den brand's mill service einlesen aber auch z.B. mit Deinem Smartphone abgleichen.
So nutzt Ihr Google Kontakte als Drehscheibe für den Datenaustausch: Google: "Aus Yahoo, Outlook, Hotmail, AOL oder anderen E-Mail Konten" siehe Google Kontakte
Adressimport: Aus der Kontaktsicht hast Du über das Menue zur Sicht die Möglichkeit Kontakte zu importieren
Adressimport: Aus der Kontaktsicht hast Du über das Menue zur Sicht die Möglichkeit Kontakte zu importieren
Um den Import einfach zu gestalten solltest Du eine Google Tabelle über diese Vorlage füllen: (Du kannst diese Google Tabelle Kopieren: Contact-Import)
Datenaufbereitung
Datenaufbereitung
BEACHTE
BEACHTE
Wenn die Adresse Nummer "Number" nicht angegeben wird (z.B. nur der Firma "Company" wird importiert) dann wird keine Adresse Nummer "Number" vergeben. Bei einer Wiederholung entstehen immer neue Produkteinträge !
Eine Lieferanten Nr. oder Kunden Nr. wird vergeben wenn "Customer Supplier" C und oder S enthalten.
Eine Lieferanten Nr. oder Kunden Nr. wird vergeben wenn "Customer Supplier" C und oder S enthalten.
Es gelten:
wenn C und nicht S aber der Kontakt war Lieferant dann wird der Lieferant deaktiviert
wenn belegt mit X (oder eben weder C noch S) dann wird beides deaktiviert
wenn leer wird nichts geändert (so wie wenn das Feld "Customer Supplier" nicht im Import ist).
Löschen einer Nummer
Um eine Nummer zu entfernen belege den Spaltenwert (Number, NumberCustomer, NumberSupplier) mit -
Wenn Du Daten in einer Google Tabelle aufbereiten möchtest, so haben wir dazu auch einige interessante Formeln gesammelt (siehe Tabelle)
Import starten
Import starten
Die Tabelle solltest Du als TSV Datei herunterladen. In der Google Tabelle geht das über das Menue "Datei\Herunterladen als\Tabulator getrennte Werte (.tsv,...". Beachte bitte das für den Import Felder entweder durch "," oder ";" oder "Tab" getrennt werden. Je nach Variante dürfen dann im Feld entsprechende Trenner nicht genutzt werden.
TIP: Fülle die TSV Datei zunächst mit einigen wenigen Adressen und prüfe die Datei auch auf Umlaute. Später kannst Du bis zu 10.000 Adressen in einem Job einlesen.
Beim Laden kannst Du einen "Job" hinterlegen. Dieser Jobname ist wird als Gruppe dem Kontakt zugeordnet. So kannst Du importierte Kontakte aus allen Kontakten filtern.
Import Kontakte neu anlegen oder aktualisieren
Import Kontakte neu anlegen oder aktualisieren
Der Import wird über die "Number" wiederholbar (führt eine Aktualisierung auf Kontakte durch). Du kannst Import auch reduzieren z.B. auf "E-Mail, Group" um Personen einem Newsletter zuzuordnen. Ist keine "Number" vorhanden wird der Inhalt aus "NumberCustomer" dann "NumberSuplier" dann "E-Mail" für ein Update verwendet.
Gruppenzuordnung für z.B. Newsletter
Gruppenzuordnung für z.B. Newsletter
Gruppen werden ergänzt und nicht überschrieben (Spaltentitel "Group". Mehrfachwerte mit ; trennen. Um bestehende Gruppenzuordnungen zu überschreiben wird der Spaltentitel "GroupRemove" die Gruppen ersetzen.
Mehrere Telefonnummern, E-Mail Adressen lesen
Mehrere Telefonnummern, E-Mail Adressen lesen
E-Mail: entspricht der bevorzugt zu nutzenden Adressen z.B. für die Zustellung von Angeboten, Rechnungen...
Nutze E-Mail-L so kannst Du mit ; weitere E-Mail Adressen mit importieren.
Phone: entspricht der bevorzugt zu nutzenden Telefonnummer z.B. für die Telefonie.
Nutze Phone-L so kannst Du mit ; weitere Telefonnummern mit importieren.
Workflow Starten
Workflow Starten
Wird der Wert "Form" gefüllt so wird beim Import oder bei der Aktualsierung überprüft ob bereits ein Formular im Kontext zum Kontakt gestartet ist.
Wenn nicht wird das Formular gestart und folgt den Regeln des Workflows.
Zusätzlich können Sie den Startarbeitsschritt vorgeben und auch Formulare erzeugen wenn bereits eines vorhanden ist. Dazu in der Spalte zunächst das Formular, dann den Arbeitsschritt und dann ein F durch | getrennt hinterlegen.
Beispiel: Lead|stepL1|F -> das Formular Lead wird erzeugt und mit dem Arbeitsschritt stepL1 gestartet. Das F sichert, dass dieser Vorgang auch angelegt wird wenn es zum Kontakt bereits einen solchen Vorgang gibt.
Extra Felder zum Kontakt füllen
Extra Felder zum Kontakt füllen
$F29, $F30 bzw. alle "$F..." Felder sind die Zuordnung Ihrer Extrafelder im Kontakt. Sie können diese über ein BPM Formular einrichten und entsprechende Felder dort ablesen.
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