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ToDo empfangen, bearbeiten, delegieren, Wiedervorlage / suchen, filtern / Vertretung
ToDo empfangen, bearbeiten, delegieren, Wiedervorlage / suchen, filtern / Vertretung
Weniger E-Mails und gemeinsame Vorgangsbearbeitung
Weniger E-Mails und gemeinsame Vorgangsbearbeitung
Die ToDo Liste ist Dein universeller Postkorb. Das ist Dein virtueller Schreibtisch und der einzige Bereich, in dem Du Deine Aufgaben innerhalb von brand's mill zugestellt bekommst.
Vorgänge unterliegen definierten Ablaufregeln. Du bist immer dann im Ablauf aufgefordert Deinen Beitrag zu leisten, wenn Du diese in die ToDo Liste bekommst. Hier erledigst Du die tägliche Arbeit.
Trifft ein neues ToDo ein, so erscheint eine Fahne. Wenn Du auf diese klickst wird das neue ToDo direkt geöffnet.
Trifft ein neues ToDo ein, so erscheint eine Fahne. Wenn Du auf diese klickst wird das neue ToDo direkt geöffnet.
ToDo suchen, filtern, aktualisieren
ToDo suchen, filtern, aktualisieren
Die Suche erfolgt zu den geladenen Vorgängen. Eine erneute Suche mit der Lupe springt auf den weiteren Treffer.
Ein vorangestelltes kleines p: sucht nach folgenden PLZ. z.B. p:3 sucht im PLZ Gebiet 3 / p:3,4 sucht im PLZ Gebiet 3 und 4 / p:34 sucht im PLZ Gebit mit 34 usw.
Ein vorangestelltes kleines c: sucht nur in Orten, n: sucht nur im Namen und ein o: sucht nur in der Organisation.
Du kannst Die ToDo's Filter nach Vorgangstyp (z.B. alle Leads). Einschränken kannst Du nach Zeitraum, Kontakt und Kontaktgruppe.
Die Sicht auf "empfangen" und "fällig" enthält nicht die Dokumente der "Wiedervorlage".
Über das "neu laden" werde neue ToDo's gelesen bzw. die aktuelle Sucheinstellung durchgeführt.
Ein Vorgang kann einem oder mehrere Empfänger zugeordnet sein
Ein Vorgang kann einem oder mehrere Empfänger zugeordnet sein
Ansicht "empfangen"
Ansicht "empfangen"
Spalte "empfangen"
Spalte "empfangen"
Das Eingangsdatum "empfangen" zum Vorgang sowie der Auftraggeber links und Du bzw. die Liste der Beauftragten. Zu den Beteiligten werden Nameskürzel gezeigt. Dein Kürzel wird durch das Symbol (Du) gezeigt. Ist der Absender die Workflow Engine erscheint eine Wolke (Service)
Du
Service
Alle reservierten Vorgänge werden mit einem Schloss markiert
Alle reservierten Vorgänge werden mit einem Schloss markiert
reserviert
Reservieren: Sobald Du einen Vorgang öffnest, wird dieser für Dich reserviert. Der reservierte Vorgang wird aus dem Postkorb aller anderen Empfänger entfernt. Bei konkurrierendem Zugriff erfolgt der Hinweis auf eine vorliegende Reservierung.
Entsperren: Sobald ein Vorgang von Dir bearbeitet und geschlossen wurde, ist die persönliche Reservierung aufgehoben.
Spalte "Vorgang"
Spalte "Vorgang"
Die Spalte Vorgang zeigt den Betreff und einige Details.
Vorgang Icon: Ein Klick öffnet den Vorgang direkt. In der Zeile ist sonst ein Doppelklick erforderlich um den Vorgang zu öffnen. Trick: wenn Du "STRG" hältst, werden mit dem Klick alle gleichartigen Vorgänge geöffnet.
Über das Anpinnen gelingt es Dir eine Auswahl von Vorgängen auf der Pinwand zu sammeln.
Ablage zum Vorgang: öffnet die dem aktuellen Vorgang zugeordnete Unterlagen
Spalte "Menue"
Spalte "Menue"
Im Menue zum Vorgang hast Du einige Möglichkeiten
Im Menue zum Vorgang hast Du einige Möglichkeiten
Die wichtigsten hier erreichbaren Aktionen sind
Den Vorgang drucken (drucken, PDF (Cloud Print))
Das PDF zum Vorgang öffnen für eine Vorschau und zum Download oder Drucken (öffnen, PDF)
Eine Kopie erstellen um z.B. ein Angebot in neuer Fassung zur Überarbeitung bereitzustellen. Hierbei wird die Vorgangs-Nummer entfernt und der Vorgang wird auf den ersten Arbeitsschritt gesetzt (Kopie erstellen)
Versandetikett drucken erzeugt einen Ausdruck auf dem "DYMO LabelWriter" - wenn dieser eingerichtet ist.
Euer Administrator kann Dir helfen
Euer Administrator kann Dir helfen
(Die grünen Aktionen sind nur für den Administrator)
Workflow Details zeigt wichtige Felder.
Wiedervorlage jetzt setzt schiebt den Vorgang von der Wiedervorlage in das ToDo.
Arbeitsschritt erlaubt die Zuordnung eines neuen Arbeitsschrittes.
Vorgang: "update full-text index" aktualisert den jeweiligen Vorgang für die Suche.
Spalte "Kontakt"
Spalte "Kontakt"
Ist dem Vorgang ein Kontakt zugeordnet zeigt sich die Kontaktkarte. Diese enthält Aktionen: - Aufruf der Visitenkarte - Anzeige des Gesprächsverlaufs - Link zur Website - Google Maps Aufruf zur Adresse - Anzeige der Organisationsstruktur - Start eines Anrufes, einer E-Mail und einen neuen Vorgang zum Kontakt
Ansicht "fällig"
Ansicht "fällig"
Spalte "fällig"
Spalte "fällig"
Die Sortierung der ToDo's nach Fälligkeit, auch Aufgaben Rückstand oder 'Backlog'.
Dies ist der Termin zu dem der aktuelle Arbeitschritt zu erledigen "fällig" ist. Der Vorgang sollte bis dahin Deine Aufgabenlisten durch Erledigung verlassen haben.
Ansicht "Wiedervorlage"
Ansicht "Wiedervorlage"
Spalte "Wiedervorlage"
Spalte "Wiedervorlage"
Die Sortierung der ToDo's nach Wiedervorlage von aktuell ruhenden Vorgängen:
Datum zu dem die jeweiligen Vorgänge zur Wiedervorlage vorgelegt werden.
Der Service organisiert dies jeweils um 3 Uhr Nachts und legt dann alle Vorgänge zurück in die ToDo, wenn Sie zu diesem Tag zur Bearbeitung starten sollen "Wiedervorlage".
Ansicht "delegiert"
Ansicht "delegiert"
Spalte "delegiert"
Spalte "delegiert"
Alle Aufgaben die Du weiterleitest erscheinen hier. Hier behältst Du die Übersicht, dass nichts was delegiert ist liegen bleibt.
zu Team ToDo wechseln, Vertretung
zu Team ToDo wechseln, Vertretung
ToDo anderer Mitarbeiter öffnen: Du kannst zu Team ToDo wechseln und die Arbeitspakete als Vertreter einsehen und ggf. auch bearbeiten.
Die Pinwand
Die Pinwand
Die Pinnwand erlaubt es Dir Aktionen auf die "angepinnten" (markierte) Vorgänge auszuführen
Die Pinnwand erlaubt es Dir Aktionen auf die "angepinnten" (markierte) Vorgänge auszuführen
Auf der Pinwand sind Vorgänge angeheftet. Wenn Du die Pinnwand aktivierst "Schieberegler nach rechts" werden diese angezeigt und Du kannst Aktionen auf angepinnte diese Vorgänge ausführen:
anpinnen (Auswahl wir angepinnt)
aufheben (leert die Pinnwand)
bearbeiten (öffnet die Vorgänge zum Bearbeiten)
entsperren (hebt die Reservierung auf)
erfordert brand's mill Enterprise Edition:
reservieren (reserviert die Vorgänge und nimmt Sie so aus der ToDo anderer)
drucken... (druckt den Vorgang auf den "bevorzugten Drucker"
Aufgaben ablehnen (entfernt Deine Zuständigkeit, es sei denn Du bist der einzige Empfänger)
Aufgaben weiterleiten (ermöglicht Die Weiterleitung mehrere Vorgänge auch z.B. an einen Funktionspostkorb oder Nachfolger)
Aufgaben erledigt (startet erledigt auf den ersten und bietet entsprechende Entscheidungen zum Arbeitsschritt. Durchgeführt wird das nur auf Vorgänge im gleichen Arbeitsschritt).
Kontaktgruppe hinzufügen... Den Kontakten der ausgewählten Vorgänge ordnest Du einer Kontaktgruppe zu.
Arbeitsschritt... Erlaubt dem "Geschäfts Prozess Designer" einen "Arbeitsschritt zu setzten"
ToDo "empfangen, fällig, Wiedervorlage, delegiert"
ToDo "empfangen, fällig, Wiedervorlage, delegiert"
Unter "empfangen" und "fällig" findest Du Deine aktuellen ToDo's . Für diese bist Du jetzt zuständig. Empfangen entspricht dem Datum der Zustellung. Fällig ist der gewünschte Termin, zu dem der Vorgang bearbeitet und erledigt werden sollte. Fällig zeigt also auch Vorgänge die auch in Zukunft erledigt werden sollten. Du solltest Dich ggf. ab dem Eingang darum kümmern. Du kannst Dir dann den Vorgang auch selbst auf Wiedervorlage legen. So würde er zunächst aus den aktuellen ToDo's verschwinden.
Die "Wiedervorlage" ist eine Vorschau auf die für Dich bestimmten Aufgaben. Für diese bist Du in Zukunft zuständig "so ist es geplant". Du kannst diese öffnen und deren Bearbeitung vorziehen.
Unter "delegiert" finden sich alle ToDo's die Du über "weiterleiten" persönlich beauftragt hast. Die Workflow Engine kann Dich auch automatisch als Auftraggeber eintragen dann ergibt sich das z.B. weil Du als Vertriebsleiter alle Leads beaufsichtigst.
Die Sortierung unter delegiert zeigt sich nach dem Empfänger und dann nach Fälligkeit. Etwas schwierig wird es bei der Einsicht zu Vorgängen die mehreren Personen zugestellt ist.
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