1. Ein Projekt oder ein Auftrag der über einen längeren Zeitraum Arbeitszeiten vorsieht sollte einfach abrechenbar sein: brand's mill erlaubt Ihnen zu jeder Zeit den Projektstatus abrechnen, woraufhin Sie eine Rechnung mit Leistungsnachweis bekommen.

2. Eine Leistungserfassung der Arbeitszeiten, Reisen, Übernachtung und sonstige Ausgaben: mit dem brand's mill Logbuch wird eine laufende Erfassung von Arbeiten auch mobil für jeden zugänglich

3. Die Einhaltung der Projektvorgaben “Zeit, Kosten, Qualität” über alle laufenden Projekte sollte der Projektleiter im Griff behalten: brand's mill steuert ein Projekt über die Projekt-Vertragslaufzeit und  dem hierfür kalkulierten Gesamtbudget (Stunden). Dies sind die Leitplanken für die Planung der Arbeitspakete. Im Dialog sorgen Meldungen und Ampelschaltungen für eine Projekt-Abwicklung  innerhalb der Leitplanken.

Folgendes müssen Sie über "Einstellungen / Abteilung" Ihren Mitarbeitern zuordnen.

1. Projektmanager

Der Projektmanager steuert die Budgetierung und beauftragt einen oder mehrere Teamleiter die Personaleinsatzplanung zu koordinieren.

2. Projektvorgang starten

Die “Gründung” eines Projektes ist eingrenzbar auf eine definierte Personengruppe. So könnte z.B. nur das Controlling oder das Projektbüro ein Stundenbudget zum Projektstart festlegen.

3. Projekt Mitarbeiter

Jeder Projektmitarbeiter ist einem Produkt zugeordnet. Hierüber steuern wie die Erfassung von Buchungen. Nur ein Projekt-Mitarbeiter kann die Zeiterfassung und die Leistungserfassung nutzen.

1. Im Projekt ist eine Arbeitspaketposition “Kettensägeneinsatz” eingetragen.

2. Das Projekt ist eingelastet und muss vom Projektleiter nicht mehr weiterführend geplant werden.

3. Der Mitarbeiter hat seinen Aufgabe erhalten und kann auf das Arbeitspaket buchen.

Erkenntnis:  Über diesen einfachen Dialog haben Sie ein Arbeitspaket im Team abrechenbar eingelastet. 

Nun könnten wir in die Projektfeinplanung einsteigen. Bleiben zunächst aber bei der Idee nur ein Arbeitspaket über einen Mitarbeiter bis zur Abrechnung zu erledigen.

Das Logbuch “die Leistungserfassung”

Über das Logbuch kann der Mitarbeiter seine Arbeitseinsätze dokumentieren. Da er gleichzeitig seine Reisekostenabrechnung dort erledigt wird er dies auch gerne machen. Nur so erhalten alle zeitnah eine laufende Projektstatuseinsicht und der Mitarbeiter seine Auslagen.

Aus der ToDo Übersicht öffnet der Mitarbeiter sein Arbeitspaket und damit die Aufgabe im Logbuch. Unabhängig davon kann er ein Arbeitspaket im Logbuch anwählen. Neben der Eingabe hat er stets eine projektübergreifende Sicht auf alle Buchungen.

Projekt Abrechnen

Der Projektleiter kann aus der Projektübersicht das Projekt öffnen und den Stand der Arbeiten abrechnen. 

Es ist nun nicht unüblich, dass diese Statusabrechnung unvollständig ist. So lange wie die Rechnung nicht versendet ist kann die Kalkulation wiederholt werden. Dies um z.B. fehlende Leistungserfassung nachzuholen und mit abzurechnen.

Hat der Mitarbeiter ein Arbeitspaket auf erledigt gesetzt verschwindet es aus seinem Logbuch. 

Den Projektstrukturplan haben wir uns nun nicht angeschaut. Dieser ist ein prima Planungs-Tool für den Projektleiter. In Kombination mit Arbeitsstücklisten ist die Planung komplexer Projekte einfach zu führen. Hierzu kommen wir im nächsten Abschnitt, da wir ja bis hierhin nur mal schnell einen kleinen Arbeitsauftrag über die Projektsteuerung haben laufen lassen.

Für die Aufnahme von Arbeitspakten im Projektstrukturplan sind diese im Produktkatalog zu hinterlegen.  Geben Sie den Arbeiten die Einheit = "Std." für Stunden. Nur zu Positionen mit der Maßeinheit Std. wird im Projektstrukturplan eine Budgeterfassung freigeschaltet!

Eine Person kann ein Projekt steuern, abarbeiten und abrechnen. Damit übernimmt diese einePerson Rollen die wir auch auf viele Schultern verteilen können. Die Arbeitsteilung im Projektablauf sieht folgende Rollen vor: Projekt Controlling, Projektleitung, Teamleitung und Mitarbeiter.

Projektvorlagen mit Hilfe von Arbeitsstücklisten

Das Controlling bekommt zunächst die Vertragsunterlagen vom Vertrieb. Dies verläuft organisatorisch. Das Controlling legt auf Basis der Rahmendaten ein Projekt für den Projektauftrag “600 Solaranlagen” ohne Arbeitspaket mit einem Gesamtbudget von 500 Std. an und übergibt das Projekt mit Start zur Planung an den Projektleiter. Dieser erhält das Projekt zur Bearbeitung in seiner ToDo Übersicht. Ist der Projektleiter der Autor und Controller dann öffnet sich das Projekt direkt zur Bearbeitung des  Projektsturkturplanes. Die Idee ist es nur von zentraler Stelle Projekte zu starten.

Mit Suche nach “ECO” in der Schnellerfassung und der Menge “600 Stck” wird mit dem Hinzufügen der Position gleich eine ganze Arbeitsliste aktiviert. Der Dialog “Planstunden verteilen” wird daraufhin geöffnet. Hier sind die % Angaben auf die zu liefernde Menge verteilt und auch der Zeitplan wird entsprechend vorgeschlagen. Bei 600 Stck. ist eine automatisch Planung prima und wenn die % Werte passen ist der Planungsvorschlag schon ganz gut. Da aber eine solche Planung nie passt ist dies lediglich die Grundlage die ja im Projektfortschritt jetzt und laufend zu korrigieren ist.

Wer kann was und haben wir ausreichend Ressourcen für die einzuplanenden Arbeiten. Ein praktikables “Skill Management”, also das Wissen über die Fähigkeiten der Mitarbeiter lösen wir über die Bildung von Mitarbeitergruppen.

Wenn Sie im Produktstamm zu den Arbeiten unter “Leistungserbringung durch” die entsprechende Abteilung aus der Organisation hinterlegt haben, 

Damit aber nicht einfach der Projektleiter Mitarbeiter für Arbeiten heranzieht die nicht in die aktuelle Planung des Teams passen sieht das System die Einlastung der Mitarbeiter über die Teameinsatzplanung vor:

Arbeitspaket: Zum Arbeitspaket beobachtet das Projekt einen Fortschritt:

Planung

Der Projektleiter hat Arbeitspakete aufgenommen.

Budget verteilt

Der Projektleiter hat Budgetstunden an Abteilungen / Ressourcen verteilt.

Budget eingelastet

Der Abteilungsleiter hat die eine Person (Ressource) benannt die das Arbeitspaket im Stundenbudgetrahmen bearbeitet.

Budget gebucht

Auf das Arbeitspaket wurde Stunden gebucht.

Der Teamleiter der “Konstruktion” ist der Abteilung “Konstruktion” zugeordnet und in diesem Falle ist dieser Mitglied der Abteilung “Leiter Konstruktion”:

Erst wenn der Teamleiter die jeweiligen Arbeitspakete einem oder mehreren Mitarbeitern zugeordnet hat ist die Arbeit nicht nur eingeplant sondern auch eingelastet (siehe Projektstatus).

Bei Terminverschiebungen durch den Projektleiter oder auch bei Projektstop usw. wird die Arbeit wieder zurück genommen und nur der Teamleiter kann diese erneut zuordnen. 

Aus der Teameinsatzplanung wird auch eine Abwesenheitsmeldung freigegeben. So erreichen wir, das eingelastete Arbeitspakete bei Kollision mit einzuplanenden Abwesenheiten die Neuplanung und Koordination vom Teamleiter erfordert.

Der Weg über den Teamleiter ist nun doch ein wenig komplexer, da wir ja für die Freigabe der Arbeitspakete verschiedene Personen benötigen. Aber das Ergebnis ist gleich: Der Mitarbeiter erhält Arbeitspakete deren Termin und Budget über das Projekt steuerbar ist und auch in der Summe über alle Projekte Misstände schnell erkennen lässt.

Aus allem ergibt sich folgendes Bild:

1. Projektauftrag  "Std. Budget Limit"

Ein neues Projekt wird wie ein Auftrag erfasst. In den Kopfdaten werden Projektanschriften, Termine und Stunden-Budgetvorgaben aufgenommen. Dem Projekt wird eine Vertragslaufzeit sowie eine Budgetlimit mitgegeben. Darüber hinaus erhält das Projekt einen weiteren Terminrahmen für die Summe aller durchzuführenden Aktivitäten. Dieser Rahmen (Gesamtbudget, Start und Ende) steuert im Laufe der Planung die Eingabegrenzen. Die hinterlegten Adressen werden dem Mitarbeiter im Logbuch nach Auswahl eines Arbeitspaketes als Leistungsort angeboten.

2. PSP  "Projektstrukturplan Std. Arbeitspakete"

Im Projekt hinterlegen Sie neben den Rahmendaten den Plan aller Aktivitäten mit abzuarbeitenden Arbeitspaketen. Dies ergibt den "Projekt Strukturplan". Die Erfassung erfolgt in einer Baumstruktur mit Gantt Chart. Alle Arbeitspakete werden mit vor- und nachgelagerten sowie parallel ausführbaren Arbeiten aufgenommen. Jedes Arbeitpaket erhält eine Aufgabenbeschreibung, Termine sowie ein Stundenbudget.

3. Abteilung  "Arbeitspakete freigeben"

Jedem Arbeitspaket werden zu gegebener Zeit vom Projektleiter Ressourcen zugeordnet. Arbeitspakete werden in der Regel an Abteilungen vergeben. Der Abteilungsleiter sollte seine Mitarbeiter selbst für die Arbeiten einplanen. Die Differenz der Stunden aller Arbeitspakete zu verteilten Arbeiten entspricht dem Stand der Planung bzw. entspricht dem Fortschritt der internen Beauftragung.

4. Mitarbeiter  "Mitarbeiter Arbeitspakete beauftragt"

Damit die Arbeitspakete im Logbuch zur Auswahl stehen, werden diese vom Teamleiter freigegeben "Einlastung".  

Der Projekt Manager und die betroffenen Team Manager sind für die Beauftragung der zu erledigenden Arbeitspakete zuständig. Es wird eine zweistufige Einlastung unterstützt. Ein Projektmanager übergibt Arbeitspakete an Orgranisationseinheiten "Abteilung". Der Team Manager "Abteilungsleiter" verteilt die Arbeitspakete aus der Übersicht "Team Einsatzplanung" an seine Mitarbeiter.  

5. Mitarbeiter  "Leistung gebucht"

Aus den freigegebenen Arbeitspakete wählt der Mitarbeiter seine Arbeitspakete und erhält alle notwendigen (wie in der Planung aufgenommen) Arbeitsanweisungen im Kontext. Der Mitarbeiter kann aus dem Logbuch auf Arbeitspakete seine Leistungen buchen (Arbeitszeit, Autofahrt, Reiseausgaben, Übernachtung, Bewirtung und Belege über sonstige Ausgaben).

Den Projektstatus zu Ihren Projekten finden Sie unter "Projekte". Die dort aufgeführten Statuswerte sind die Arbeitsgrundlage für den Projektmanager. 

Folgende täglich aktuallisierten Projektdaten helfen Ihnen Projekte zu steuern:

Budget verteilt

"geplante Stunden": Jedes Projekt hat ein Budget. Dieses Budget kann nicht überplant werden, muss aber auch nicht vom Projektleiter komplett verteilen. Ein Budget von 60 Std. welches zu 80% verteilt ist hat somit eine Reserve von 20% = 10 Std. 

eingelastet

"zur Bearbeitung freigegebene Stunden": Die Einlastung erfolgt durch die Zuordnung von Personen zu Arbeitspaketen. Ist keine Person zugeordnet, sondern eine Abteilung, dann ist es Aufgabe des Abteilungsleiters einen Mitarbeiter mit der Arbeit zu beauftragen. Sind von  40 Std. lediglich 10 Std. Personen zugeordnet so sind 25% eingelastet.

gebucht

"verbrauchte Stunden": Der Projektmitarbeiter bucht Stunden auf Arbeitspakete im Logbuch. Nur Arbeitszeiten, nicht jedoch Reisezeiten belasten das Budget. Sind 10 Std. auf Mitarbeiter verteilt und es wurden 2 Std. abgearbeitet so sind 20% gebucht.

Reserve

"Sicherheitsbestand an Stunden": Die Differenz aus der Budgetvorgabe und dem verplanten Budget ist die Reserve. Ist aus dem Budget von 60 Std. ein Volumen von 50 Std. für Arbeitspakete hinterlegt, so verfügt das Projekt über eine vorsichtige  Reserve von 16,67%. 

Wenn Sie mit der Maus auf die Spaltenwerte gehen, so sehen Sie die Zahlengrundlagen der jeweiligen % Kalkulation.