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Schnell notieren, informieren & delegieren
Schnell notieren, informieren & delegieren
Erfasse Aufgaben, Anrufprotokolle, Gesprächsnotizen oder auch gleich eine ganze "Aufgabenliste" per "copy & paste" aus einer Tabelle
Erfasse Aufgaben, Anrufprotokolle, Gesprächsnotizen oder auch gleich eine ganze "Aufgabenliste" per "copy & paste" aus einer Tabelle
Wähle aus der Drop-Down-Liste oben (Aufgabe) den Protokolltyp (ausgehenden Anruf...).
Dann hinterlegst Du einen Betreff und dazu einen Langtext.
Das Ereignis-Datum kannst Du ändern damit der Eintrag zum gewünschten Zeitpunkt in der Aktenablage dokumentiert ist.
Über die Zeit, zustellen, fällig und der Notiz planst Du die Zustellung und Fälligkeit sowie ToDo - Arbeitshinweise.
Alles ab dem zustellen am nächsten Tag wird in die Wiedervorlage gelegt.
Im Text kannst Du auf Textbausteine zugreifen. Um z.B. eine E-Mail vorformuliert zu übernehmen. Die Aktion erscheint dazu oben rechts im Textfeld, wenn dieses bearbeitet wird.
erledigt ... legt den Vorgang als erledigt in die Akten.
speichern für meine to do's ... speichert den Vorgang zu weiteren Bearbeitung in den persönlichen ToDo's
zur Bearbeitung ... leitet den Vorgang zur Bearbeitung an einen oder mehrere Mitarbeiter.
E-Mail senden ... sendet den Text und ggf. Anhänge per E-Mail an den gewählten Kontakt / protokolliert diese ausgehende E-Mail in der Kontakt Historie. Vor der tatsächlichen Versendung wird kurz noch einmal die Empfänger Adresse zur Quittierung angezeigt.
Für kaufmännische Vorgänge wird der Anhang als PDF versendet. Dazu wird der "abweichende 'Dokumenten Empfänger' des Kunden berücksichtigt und die Standard E-Mail Adresse als Alternative angeboten (auch wenn im Kontakt eine Belegzustellung per E-Mail nicht aktiviert ist ... ein 'Ausdruck wäre bevorzugt'. Diese Einstellung wird im Workflow berücksichtigt und sorgt für einen automatischen Ausdruck. Der manuelle Start einer E-Mail über das Kontextmenue zum Vorgang erlaubt die nachträgliche Versendung.).
E-Mail an kann verändert werden. Die Ablage zu einem Kontakt ist unabhängig von der dort hinterlegten E-Mail.
CC und BCC folgendem der üblichen Versendung als E-Mail Kopie und -Blindkopie.
Empfänger
Empfänger
Wähle einen Empfänger im Team (oder Dich selbst) für die Zustellung zur Bearbeitung. Die Zustellung erfolgt ohne E-Mail über die ToDo Sicht.
Kontakt
Kontakt
Wählen einen Kontakt um ein Protokoll im Kontaktkontext zu protokollieren. Ist der Gesprächspartner neu, so kannst Du diesen direkt neu anlegen.
Dies ist die Basis für die nachhaltige Pflege von Dialogen mit externen Unternehmen, egal ob Interessenten, Kunden oder Lieferanten. Durch diese Dokumentation erschließt Ihr Euch Transparenz und Chancen. So kann jeder alle offenen To Do's eines Kontaktes, eines Projektes ad hoc abrufen. Jeder ist in der Lage den aktuellen Status zu sehen und hat eine Entscheidungsgrundlage um Maßnahmen zu steuern.
Push & Pull Konzept: Vermeide eine Informationsflut. Informationen können bei Bedarf abgerufen werden. Dies spart die Notwendigkeit Informationen per E-Mail zu verteilen, weil diese evtl. wichtig erscheinen. Du hast die Wahl, dokumentiere und jeder kann sich nach Bedarf informieren (pull) oder verteile bereits abrufbare Informationen nach Bedarf (push).
Dokumentation zu Vorgängen
Wird die Erstellung eines Vorgangs im Kontext zu einem anderen Vorgang ausgelöst, so erfolgt die Ablage zu diesem Vorgang.
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