Google Docs Textdokument

Start eines Workflows mit einer Google Docs Dokumentenvorlage

Vorlage im Workflow Formular aktivieren

Im Workflowformular kann zum ersten Arbeitsschritt eine Vorlage hinterlegt werden. Diese wird bei der Erstellung kopiert und zur Verarbeitung im neuen Kontext bereitgestellt.

Damit können ausformulierte Standardtexte zur automatischen Individualisierung genutzt werden. Besondere Kundenschreiben, Angebote, Vertragstexte, usw. werden nach allen Regeln der Kunst zentral gestaltet und dem Team zur Verfügung gestellt.

Google Textdokument Vorlage

Text Platzhalter im Workflow setzen

Regeln zu einem Workflow Formular mit Google Textdokument

Direkt mit dem Start des Vorganges wird die Vorlage in ein neues Textdokument übergeben. Im ersten Arbeitsschritt, noch bevor der Anwender das Dokument bearbeitet werden Platzhalter mit Feldern vom Kontakt (aus dem Kontext) belegt. Natürlich kann das auch im späteren Ablauf passieren.

Umsetzung

Um Platzhalter in einem Google Textdokument zu ersetzten wird ein JSON benötigt in welchem die Platzhalter Inhalte erhalten. Im Beispiel finden die Platzhalter <SUBJECT> <SALUTATION><ADDRESS> Verwendung. Diese müssen in der Vorlage hinterlegt sein. Beim ersetzten behalten diese Ihre gewünschte Formatierung.

Google Textdokument durch Workflowengine bereitgestellt (Vorlage kopiert, Platzhalter ersetzt)natürlich unterstützt nun Google Docs bei der korrekten Schreibweise und selbst bei der Grammatik

var vertrag = work$subject ;

var address = contact$contactSalutation +" "+ contact$contactName +"\n"+ contact$contactStreet +"\n"+ contact$contactZipCode + " "+ contact$contactCity ;

var salutation ="Hallo "+ contact$contactFirstName ;

var serviceid = contact$customerIdNo;

var json = "{"

json+="\"<SUBJECT>\":\""+vertrag+"\"";

json+= ", \"<SALUTATION>\":\""+salutation+"\""

json+= ", \"<ADDRESS>\":\""+address+"\""

json+= ", \"<SERVICEID>\":\""+serviceid+"\""

json+="}";

Über die Zuweisung der var json auf die var googleDocsMerge wird die Google Docs API aktiviert und der Austausch wird gestartet.

var work$googleDocsMerge = json;

Öffnen des Dokumente nach erster Platzhalterbelegung

Der Befehlt "ACCESS SEND TO" sendet man das Dokument an die "UI Navigation" als "ToDo". Damit öffnet sich das Dokument direkt Online im aktuellem Zustand.