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Zustellung und Adressierung von Ausgangsrechnungen (Einstellungen und Verhalten)
Zustellung und Adressierung von Ausgangsrechnungen (Einstellungen und Verhalten)
Viele Kontakte, Kunden und alle haben Ihre Vorgaben, wie die Abrechnung optimal verläuft. Manche nutzen keine E-Mail und brauchen einfach den Postweg, damit eine Rechnung ankommt. Andere möchten Rechnungsbelege zentral entgegennehmen oder zahlen nicht selbst, sondern haben eine andere Organisation, die alle Rechnungen begleicht.
Alles dies lässt sich in den Stammdaten für eine reibungslose Rechnungslegung hinterlegen.
Rechnung per E-Mail oder Ausdruck
Rechnung per E-Mail oder Ausdruck
Im Kontakt kann aktiviert werden, ob die Zustellung per E-Mail gewünscht ist.
Ist die CheckBox "zustellen 'E-Mail' " nicht aktiviert erfolgt die im Ablauf hinterlegte Belegausgabe über den Drucker.
Die E-Mail Versendung erfolgt automatisch an den ersten E-Mail Eintrag in der im Kontakt geführten E-Mail Adressen.
Rechnung per E-Mail an abweichenden "Dokumenten Empfänger"
Rechnung per E-Mail an abweichenden "Dokumenten Empfänger"
Es ist möglich, einen abweichenden "Dokumenten Empfänger" zum Kunden zu hinterlegen. An diese E-Mail Adresse wird dann die Rechnung gesendet. Achtung, dies wird auch automatisch für andere Belege, wie z.B. Angebote vorgeschlagen. Im Dialog kann dies noch einmal geändert werden.
In diesem Falle bleiben die Kontaktdaten des Nutznießers aber der Empfänger ist z.B. "buchhaltung@abc.de".
Rechnung an abweichenden "Rechnungs Empfänger"
Rechnung an abweichenden "Rechnungs Empfänger"
Manchmal ist der Nutznießer nicht der Rechnungsempfänger. Damit im Ablauf die Rechnungsstellung korrekt ist, wird dann die Rechnungslegung automatisch auf jene Organisation umgestellt, die für die Rechnungsbegleichung zuständig ist.
Ausdrücklich kann im Kontakt unter Kunde der "abweichende Rechnungsempfänger" eingetragen werden. Dies gilt immer.
Der Hauptkontakt wird automatisch Rechnungsempfänger, wenn dieser der Kunde ist und der untergeordnete Kontakt selbst 'nur' als ein Ansprechpartner hinterlegt ist.
Der Workflow
Der Workflow
Das Verhalten zum Rechnungsempfänger wird über das Workflow-Design gesteuert und lässt entsprechend auch Verbesserungen und individuelle Anpassungen zu.
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