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Jeder Anwender hat ein Profil für persönliche Service-Einstellungen
Jeder Anwender hat ein Profil für persönliche Service-Einstellungen
Registrierung E-Mail: Dies ist die E-Mail mit der ein Mitarbeiter eingeladen oder registriert wurde. Du kannst diese E-Mail nicht ändern. Dies ist die E-Mail für die Anmeldung.
Namenskürzel: Wähle ein eindeutiges Namenskürzel. Dies hilft dem Team den jeweiligen Bearbeiter einfach zu identifizieren.
Geburtstag: Damit zeigt sich Dein Geburtstag auf der Plantafel
( ... damit Dich Deine Kollegen feiern können und die Planung der Geschenke sicher gestellt ist :-)Benutzeroberfläche: Der Nutzer kann zwischen "German(DE), English(UK) aber auch Afrikaans, Arabi, Bularian, Chinese, Croatian, Czech, Danish, Dutch, Estonian, Finnish, French, Greek, Hindi, Hungarian, Irish, Italian, Japanese, Korean, Latvian, Maltese, Norwegian, Polish, Portuguese, Romanian, Russian, Slovak, Slovene, Spanish, Swedish, Turkish, Vietnamse umschalten. Diese weiteren Sprachen sind in einem nicht verwendbaren Übersetzungszustand (hier suchen wir noch Freiwillige, die sich für Ihre Sprachregion einsetzen möchten).
Vorgangssprache: Dies ist die Sprache die die Vorgangsprache (Produkttexte usw) steuert.
Zeitzone: Dient der Berechnung der Dir zugeordneten Zeit.
Standort: Dein Standort kann auf Belegen gedruckt und im Workflow zur Steuerung genutzt werden.
Office Korrespondenz
E-Mail Absender: Die offizielle geschäftliche E-Mail Adresse kannst Du unter der Adresse hinterlegen. Dazu kannst Du den zur E-Mail Adresse passenden Namen individuell belegen.
E-Mail Signatur: Dies ist Deine persönliche Signatur auf die bei der Versendung von E-Mails in Deinem Namen zugegriffen wird.
Du solltest Dateien als HTML einbinden mit einer Verknüpfung auf eine URL:
Dazu die Datei auf Google Drive Hochladen und die Freigabe für jeden, der über den Link verfügt aktivieren. Die ID die im Browser zur Datei erscheint wird dann wie folgt in HTML eingebunden:
<p><img src="https://drive.google.com/uc?export=view&id=???????" alt="mycompanyde" /></p>
Brief Signatur: Bei der Erstellung eines Briefes mit Google Docs wird diese Signatur angefügt. Bei der Einrichtung der Signatur keinen formatierten Text hinterlegen (copy & paste) vermeiden. Je Zeilenumbruch zwei Zeilenvorschübe verwenden.
Die Adresse wird auch für die Reise Planung verwendet (diese kann vom Mandanten abweichen z.B. für das Homeoffice, die Niederlassung).
Diese Angaben (Telefon, Fax...) können auf z.B. Angeboten angedruckt werden.
Der Funktionsumfang und Zugriffsrechte werden über Rollen gesteuert. Diese werden in der Abteilung gepflegt und automatisch an alle Mitglieder einer Abteilung übertragen.
Nur ein Administrator kann die Mitgliedschaft zu Abteilungen im Profil einstellen. @Administrator: Wähle die Abteilungen für die der Benutzer arbeitet.
Wenn der einzelne einen Vorgang anlegt, so bekommt dieses Zugriffsrechte. Diese werden so wie hier hinterlegt übernommen. Auch diese werden über die Zugehörigkeit zu Abteilungen übernommen.
Ein Zugriff auf Google Drive, GMail usw. ist in Verbindung mit Google Workspace erlaubt. Dies ermöglicht Eurem Unternehmen eine Datenschutzregelung mit Google.
Ein Zugriff auf Google Drive, GMail usw. ist in Verbindung mit Google Workspace erlaubt. Dies ermöglicht Eurem Unternehmen eine Datenschutzregelung mit Google.
Google Account Permissions - ist oben Rechts ein Link auf Deine Google Einstellungen. Wenn Du die URL öffnest siehst Du ggf. eine vorhandene Freigabe.
Wenn Du Deine Freigabe erneuern möchtest ist dieser Eintrag zunächst zu löschen (per Klick auf die Zeile)
1. Freigabe Einstellen "Google Drive"
1. Freigabe Einstellen "Google Drive"
Zunächst stellst Du die gewünschten Freigaben ein (Checkboxen).
Der Zugriff auf Google Drive generiert eine Aktenstruktur und sorgt dafür, dass Du Dateien im Google Drive sicherst. Gleichzeitig eröffnet sich die Vielfalt der Integration die brand's mill mit Google Drive zur Verfügung stellt.
Aktiviere den Google Cloud Drucker um den Druck aus dem Arbeitsablauf zu erlauben. Diese Druckfreigabe wird ergänzt um die Zuordnung zu in Vorgängen verwendeten Druckernamen. Du kannst für Dich einen bevorzugten Drucker aktivieren. Dieser wird dann z.B. beim Druck von angepinnten Vorgängen verwendet.
Rechts im Feld "E-Mail G Suite" wird, wenn Du dieses bearbeitest, Deine aktuelle E-Mail vorbelegt. Mit diesem solltest Du auch bei Google angemeldet sein.
Nun aktiviere die Freigabe über das blaue Schloss oben. Daraufhin folgst Du den Anweisungen von Google. Wenn
Zugriff an alle Mitarbeiter übertragen: Der Administrator kann diese Google Drive Freigabe an alle Mitarbeiter übertragen(daher auch die zwei getrennten Freigaben). So benötigt nicht jeder eine Freigabe für sein ggf. persönliches Google Drive. Diese Freigabe gilt dann für alle und ermöglicht eine gemeinsam nutzbare Ordnerstruktur. Alle Bilder von Produkten und Kontakte, alle Dokumente usw. werden in einem einzigen Google Drive abgelegt. Der Admin pflegt die Freigabe auf den "brand's mill system ordner" im Google Drive für alle Benutzer. Ohne Freigabe wird der Anwender Dokumente erzeugen aber nicht anschauen können.
Öffnest Du das Profil erneut, dann siehst Du die Freigabe ist erteilt. Du kannst diese über das Schloss löschen um die Freigabe zu entfernen (endgültig oder um diese erneut zu aktualisieren).
2. Freigabe Einstellen "Google Kontakte & E-Mail"
2. Freigabe Einstellen "Google Kontakte & E-Mail"
Zunächst stellst Du die gewünschten persönlichen Freigaben ein (Checkboxen).
Der Zugriff auf Google Kontakte wird noch erweitert um die Arbeitsweise der Synchronisation. Diese Kontakte werden mit Deinem persönlichem Adressbuch synchronisiert. Bitte plane und teste für Dich wie dies arbeitet. Damit kannst Du dann z.B. Visitenkarten scannen und nach der Synchronisation wird direkt ein Vorgang (z.B. ein Lead für den Vertrieb) gestartet.
Wenn Du Google Kontakte synchronisieren möchtest, kannst Du eine Gruppe benennen, über die synchronisiert wird. Achte auf eine exakte Groß- und Kleinschreibung, wie diese im Gruppennamen von Google Kontakte verwendet wird. Dies ist ein guter Weg, da die Liste der Kontakte in Google Kontakte oft umfangreicher ist, als es für Deine Aufgaben hier benötigt wird. Du kannst auch definieren ob Aktualisierungen nur aus Google Kontakte übernommen werden oder ob Änderungen auch an Google Kontakte senden möchten ("beidseitige Aktualisierung").
Der Zugriff auf Google Mail "GMail" ermöglicht die Versendung von E-Mails aus Deiner Geschäftsdomain "@mycompany.de".
Google Docs Spreadsheet Exporteinstellungen
Wir haben den Export in Google Spreadsheet für das Log aus der Zeiterfassung vorbereitet. Dies hilft Dir Zeitprotokolle zu überprüfen und erlaubt zusätzliche Berechnungen, je nach persönlichem Bedarf.
In der Leistungserfassung erfolgt eine Vorbelegung der Produktauswahl (Servicearbeiten). Diese solltest Du für Dich hier aufnehmen.
Reisekostenabrechnung: Hinterlege hier Deine Fahrtkostenpauschale.
Regelarbeitszeit
Regelarbeitszeit
Die Regelarbeitszeit dient der Zeiterfassung als Vorgabe für die tägliche Arbeitszeit. Daraus wird der jeweilige Tagesrest errechnet. Die Zeiten können völlig frei verteilt werden.
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Hier könnt Ihr Euch idividuelle Tabs mit Feldern hinterlegen. Diese können im Workflow verwendet werden. Beispiel wäre ein Zeitkonto für die Planung von Urlaubszeiten.
Einstellungen enthält die Steuerung des Klicks auf E-Mail und Telefon zu Kontakten.
Je nach Arbeitsplatz öffnet sich eine E-Mail im Browser oder in einer extra Anwendung. Sollte ein leerer Tab entstehen kann man diese automatisch schließen lassen.
Wenn Du Skype aktivierst startet der Klick auf eine Telefonnummer einen ausgehenden Anruf über Skype.
Die Übersicht der Mitarbeiter
Die Übersicht der Mitarbeiter
Aus der Übersicht kannst Du neue Mitarbeiter einladen.
Wenn ein Mitarbeiter einen Nachfolger bekommt solltet Ihr die Aufgaben entweder über entsprechende Vertretung zugänglich machen oder die bestehenden Aufgaben aus der ToDo an den neuen Mitarbeiter übergeben. Dazu nutzt Ihr am besten das Anpinnen und dann die Aktion "Aufgaben weiterleiten".
Menue
Export
Export
Ihr könnt die Mitarbeiterliste in eine Tabelle exportieren.
Import
Import
Aus der Übersicht zu Mitarbeitern steht Dir die Möglichkeit zur Verfügung neue Mitarbeiter über eine Datei zu importieren oder aus G Suite zu lesen.
Der einfache Mitarbeiter-Import einer TSV Datei benötigt eine Kopfzeile für folgende Felder:
Der Import wird über die "Number" aus der TSV Datei wiederholbar (führt ein Update auf die Mitarbeiter durch).
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