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Dein zentrales Adressbuch für "Interessenten, Kunden, Lieferanten..."
Dein zentrales Adressbuch für "Interessenten, Kunden, Lieferanten..."
Mit dem öffnen der Kontakte werden automatisch Deine Favoriten gezeigt (Stern im Suchfeld ist aktiv)
Mit dem öffnen der Kontakte werden automatisch Deine Favoriten gezeigt (Stern im Suchfeld ist aktiv)
Über das "neu laden" wird die aktuelle Sucheinstellung durchgeführt. Darüber hinaus erfolgt ein Kontaktabgleich mit Google Kontakten (wenn dies aktiviert wurde).
Klick auf neuen Kontakt öffnet den Dialog für einen Kontakt oder zunächst eine Auswahl an Kontaktvarianten (die Auswahl hängt von Dir zugeordneten Einstellungen ab).
Euer Administrator kann über die Abteilungs-Administration das Kontakt erstellen einrichten. Dann kann bei Anlage eines Interessenten direkt ein Lead gestartet werden oder ein neuer Kunde wird direkt über die DSGVO und Eure Auftragsdatenverarbeitung informiert.
Adresserfassung mit Autocomplete und Dublettenprüfung
Adresserfassung mit Autocomplete und Dublettenprüfung
Mit der Erfassung der Firma zeigt das Autocomplete Ergebnisse aus Google Places zur Übernahme in die Erfassung. Über die Tastatur läßt sich eine Adresse inkl. Telefonnummer und Website wählen.
Gleichzeitig erfolgt eine Dublettensuche und zeigt mögliche vorhandene Kontakte um Dubletten zu vermeiden.
Kontaktübersicht
Kontaktübersicht
Das gezielte Auffinden von Kontakten erfolgt über das Suchfeld in Kombination mit dem Kontaktgruppenfilter.
Die Suche nach Matchcode, Kundennummer, Lieferantennummer berücksichtigt Groß- und Kleinschreibung. Wird so wie eingegeben nichts gefunden wird nochmal nach Kleinbuchstaben und nach Großschreibung gesucht. (Erst im -> Matchcode, dann zur -> Kundennummer, zur -> Lieferantennummer.)
Ein vorangestelltes kleines p: sucht nach folgenden PLZ. z.B. p:3 sucht im PLZ Gebiet 3 / p:3,4 sucht im PLZ Gebiet 3 und 4 / p:34 sucht im PLZ Gebit mit 34 usw.
Ein vorangestelltes kleines c: sucht nur in Orten, n: sucht nur im Namen und ein o: sucht nur in der Organisation
Favoriten: Mit dem öffnen des Adressbuches "Kontakte" erscheinen Deine Favoriten. Du kannst die Favoriten-Auswahl über den Klick auf das * im Suchfeld aktivieren. Dann werden alle Favoriten und darunter aktuelle Geburtstage gezeigt:
Aus dem Menue zur Ansicht hast Du folgende Möglichkeiten:
Google Kontakte Synchronisation
Adminstration öffnen zu (Branchen, Kontaktgruppen, Länder, Lieferbedingungen, Zahlungsbedingungen)
Export (Kontaktdaten in eine Tabelle auslesen. Dies ist gleichzeitig eine Datensicherung.)
Import - Der Import ist ein mächtiges Werkzeug. Hierüber können neue Kontakte angelegt werden, bestehenden werden aktualisiert und auch können darüber Vorgänge gestartet werden. Du könntest z.B. Leads zu einer Liste von Kontakten starten die Du vorab in einer Tabelle zusammengesucht hast.
Sortierung der Ansicht
Sortierung der Ansicht
Mit dem Öffnen ist die Sicht nach Namen sortiert. Du kannst auch nach "Datum erstellt" und "Datum bearbeitet" sortieren. Benötigst Du weitere Sortierung müsstest Du über den Export das Ergebnis in der Google Tabelle sortieren (z.B. nach Plz, Kundennr usw).
Spalte Name, Organisation zum jeweiligen Kontakt kannst Du folgende Aktionen zum Kontakt auslösen
Spalte Name, Organisation zum jeweiligen Kontakt kannst Du folgende Aktionen zum Kontakt auslösen
Im Gesprächsverlauf zum Kontakt zeigen sich alle dort abgelegten Vorgänge. Neben der Historie ergibt sich ein weiterer tiefer Einblick in alles was zum Kontakt dokumentiert ist ( Vorgänge: Besuchsberichte, Anrufprotokolle, Aufgaben, Angebote, Rechnungen, Projekte, ...)
Die Organisationsstruktur zeigt alle Kontakte innerhalb der Organisation, geordnet nach Abteilungszugehörigkeit. Dort kannst Du auch weitere Kontakte zuordnen.
Sie können Ihre Adressen mit verschiedenen Quellen abgleichen.
Kontakt hat einen übergeordneten Kontakt
Kontakt erbt Anschrift aus übergeordneten Kontakt
Klickst Du auf das Sternchen so wird der jeweilige Kontakt zum persönlichen Favoriten. Klickst Du in der Suche auf das gleiche Symbol (Sternchen) dann werden alle Deine Favoriten angezeigt.
Über das Anpinnen gelingt es Dir eine Auswahl von Kontakte auf der Pinwand zu sammeln.
Die Pinnwand erlaubt es Dir Kontakte zu sammeln und Aktionen auf die "angepinnten" auszuführen
Die Pinnwand erlaubt es Dir Kontakte zu sammeln und Aktionen auf die "angepinnten" auszuführen
Die inaktive Pinnwand zeigt die aktuell angepinnten Kontakte.
Auswahl, anpinnen hiermit werden alle aktuell gefilterten Kontakte angepinnt
Dubletten anpinnen findet alle doppelten Kontakte über "Name oder Organisation + E-Mail" und pinnt diese (siehe auch Auswahl zusammenführen ... bei aktiver Pinnwand)
Auswahl, aufheben
Die aktive Pinnwand zeigt in der Übersicht nur noch angepinnte Kontakte auf diese kannst Du Aktionen ausführen.
Auswahl, bearbeiten öffnet alle Kontakte zum Bearbeiten
...Vorgänge starten startet zum Vorgang vorgesehene Aktivitäten z.B. eine Telefonliste als ToDo für den Vertrieb. Die Möglichen Aktivitäten sind Workflows die Ihr frei gestalten könnt.
Ist zum Kontakt bereits ein entsprechender Vorgang z.B. ein Lead hinterlegt, dann wir kein weiterer gestartet.
Setup Beispiel: "Lead" würde auf alle Kontakte ein Lead starten (wenn noch keines hinterlegt ist)
Auswahl, zusammenführen führt doppelte Kontakte zusammen. Kunden und Lieferanten werden nicht zusammengeführt. Wenn Du zwei Kontakte gepinnt hast wird die Zusammenführung unabhängig vom Namen usw. durchgeführt, ansonsten werden Dubletten über über den Name + Organisation oder E-Mail identifiziert. Wenn zwei Kontakte gepinnt sind bleibt der ersten der angepinnt ist und der zweite verschwindet.
Auswahl, löschen Natürlich werden Kontakte nur gelöscht wenn Du die Berechtigung hast und auch kein Vorgang zum Kontakt hinterlegt ist.
E-Mail, bevorzugt - aktiviert die bevorzugte Zustellung von z.B. Rechnungen per E-Mail.
Ordner, erstellen legt zu den Kontakten einen Google Drive Ordner an.
Ordner, benennen Organisation (Kunden Nr.) aktualisiert den Namen der vorhandenen Ordner.
Spalte Kommunikation beim jeweiligen Kontakt kannst Du folgende Aktionen zum Kontakt auslösen
Spalte Kommunikation beim jeweiligen Kontakt kannst Du folgende Aktionen zum Kontakt auslösen
Über das Plus erstellst Du einen Vorgang zum Kontakt. Das ist wie über +neu nur musst Du keinen Kontakt mehr suchen. Der Vorgang wird automatisch im Kontext zum Kontakt hinterlegt.
Mit einem Klick auf das Icon Visitenkarte öffnet sich die Visitenkarte mit allen Telefonnummern und weiteren Details.
Klicke die Telefonnummer und ein Anruf wird gestartet (dazu muss Dein Rechner entsprechend eingerichtet sein)
Wenn Du einen Ansprechpartner zu einem Kontakt hinzufügt, so wird dieser dem Kontakt untegordnet und erbt optinal Änderung an z.B. der Firmenadresse. Eine Kontakt Hierachie erlaubt die Organisation einer Firmenstruktur. So könnt Ihr zu einer Firma oder Abteilung alle Ansprechpartner einordnen.
Ist im Kontakt eine XING URL öffnet dieses XING
Wenn Du eine E-Mail zum Kontakt auslöst so startet Dein E-Mail System. Dabei wird im BCC eine Blindkopie Adresse übernommen. Die Adresse sendet die ausgehende E-Mail automatisch in die Ablage (dem Gesprächsverlauf) zum Kontakt. Tipp: Wenn Du STRG bzw. Command aktiviert hast wird die BCC Adresse in die Zwischenablage übernommen. Dann kannst Du mit dieser eine E-Mail aus Deiner Mailbox an die BCC Adresse zur Ablage zum Kontakt weiterleiten.
Spalte Kontaktgruppe
Spalte Kontaktgruppe
Mit Klick auf Plus oder einen vorhandenen Gruppennamen kannst Du direkt die Gruppenzuordnung bearbeiten.
Spalte Menue zur Zeile
Spalte Menue zur Zeile
Aus dem Menue zum Kontakt kannst Du einen einzelnen Kontakte löschen. Für das Löschen von mehreren Kontakten nutzt Du die Pinwand.
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